一、业务培训

3月12日，由集团人力资源部组织、集团行政办协办的集团公司行政人员业务培训在集团大厦的培训中心举行。本次培训主要针对集团及各属下公司行政办公室主任、秘书、人事助理、行政助理及其他相关的文秘管理人员的基本业务技能进行提高。培训的内容分两部分进行：办公室日常工作处理技能和档案管理实务。由集团行政办公室副主任吴国南主讲的档案管理实务课程是本次培训的一项重要内容，为后来的文秘人事档案管理工作督导检查奠定了基础。培训中，每位学员通过听课，并在发放的相关教材上做必要的笔记，随后又进行了实地的参观学习，对档案管理实务有了深刻的认识。


二、督导检查的工作的组织

本次督导检查工作，由集团行政办公室和集团人力资源部联合进行，成立了由方宝勤总监为组长的检查组。4月4日，集团行政办公室下发了《关于四月底进行文秘档案管理工作检查的通知》，通知要求集团各职能部门及各属下公司落实相关人员，按3月12日档案管理实务培训提出的要求，认真做好档案管理工作。通知下发后，引起了集团各部门及属下各公司有关领导的高度重视，立即安排人员开展此项工作，查找缺漏的文件资料，到集团行政办公室进行复印，并领取有关文件管理的文件盒、文件装订夹和目录编制格式等，为做好文秘档案管理工作做足了准备工作。

5月5日，集团行政办公室下发了《关于进行文秘档案整理工作检查的通知》，要求集团各部门及属下各公司先自行检查文秘档案的整理情况，以迎接集团检查组于5月10日、11日两天的检查。

集团领导对本次督导检查工作非常重视，行政总监方宝勤多次在会议上进行强调，在督导检查前，还专门召开了工作会议，强调将本次检查工作作为集团督察工作的重要组成部分，要求检查小组成员在检查工作时务必认真细致，善于发现问题和提出改善意见和建议，以鼓励、指导和改善工作作为本次检查的目的。

5月10日、11日两天，文秘档案督导检查小组在方宝勤总监的带领下，先后对十一家属下企业和七个职能部门进行检查。在检查中，检查小组认真翻查，并做了相关记录，每次检查完毕都会在现场开个简短的总结会，指出了优点，提出了建议。我们发现各有关负责人对集团的督导检查工作都十分重视，大部分能够按照集团的要求对文秘档案进行重新立卷、装订和归档，虽然部分公司由于各种客观原因，文档管理工作距离集团要求还有较大的差距，但都表示要认真学习兄弟公司的经验，把这项工作做得更好。总的来说，本次督导检查工作基本达到了预期的目标，取得了阶段性的成果。


三、检查通报

通过两天的检查，检查组成员进行了认真的分析、总结，起草了督导检查情况通报。就检查过程中发现的公文起草及管理不规范等的问题，集团人力资源部起草了《金盛集团公文管理制度》，经集团有关领导的反复修改，并经总裁批准，于5月16日集团下发了《关于印发金盛集团<公文管理制度>的通知》，为集团公文管理建立起科学、合理、规范的程序以及统一的作业标准。6月2日，集团行政办公室印发了《金盛集团文秘人事档案工作督导检查情况通报》，通报中对被检查的十一家属下企业和七个职能部门的文秘档案管理工作逐一进行了具体评价，通报中还强调“督导检查工作只是阶段性的，而督导检查的内容却是持续进行的，是天天都要面对和处理的……”。


四、 工作总结和现场会议

6月4日 ，集团文秘档案督导检查工作总结会议在集团大厦会议室召开，集团各部门及属下各公司的相关档案管理人员参加了会议。会议由集团行政办公室吴国南副主任主持，集团人力资源部副部长谢明波作了督导检查工作总结，随后方宝勤总监对本次督导检查工作做了评价和指示。方总监指出，文秘档案对一个企业来说是非常重要的，企业的升级、发展都要需要有档案做基础，要求大家把这项工作坚持不懈地做好，不断完善，从文秘、人事档案入手，逐步到各类设备档案、销售档案，合同档案，真正发挥档案管理工作对经营管理活动的服务功能，为企业的发展奠定坚实的基础。随后吴国南副主任也做了补充发言，指出这项工作仅仅是开了个头，更重要的是大家在今后的工作中的继续完善，并逐步发展信息化管理。总结会议结束后，与会人员先后到林华生副总裁办公室、集团人力资源部和集团行政办公室现场观看了文秘档案整理保管情况，随后又按照安排乘车到高丰纸箱厂及高丰B厂现场观看了他们的文秘档案整理保管情况，每到一处，大家都仔细地翻阅，热烈地讨论，各自交流自己的感想，气氛十分活跃，观看完毕后，在高丰B厂领导的热情招待下，与会人员在职工饭堂举行了聚餐。至此，本次督导检查工作顺利拉下了帷幕。

　　文秘档案管理工作的督导检查工作只是阶段性的工作，目的不是为了应付临时性的检查，而是要强化意识、规范管理、改善工作。文秘档案管理工作是一项长期性的工作，要求我们坚持不懈地持续进行，从点点滴滴做起，不断积累，不断完善，以点滴的进步推动全面工作的改善和规范。